Wechsel in stürmischen Zeiten: Interview mit dem Klinikum Heidenheim

Seit einem Jahr ist die Prospitalia der Einkaufsdienstleister für das Klinikum Heidenheim. Welches Zwischenfazit ziehen die Beteiligten? Wir haben mit Annika Hüttner, Abteilungsleiterin Materialwirtschaft, über ihre Erfahrungen gesprochen.

Hinter den Krankenhäusern liegen turbulente Zeiten. Mitten in Corona-Pandemie und Lieferkettenproblematiken haben Sie im vergangenen Jahr den Einkaufsdienstleister gewechselt und sind zur Prospitalia gekommen. Wie haben Sie diese Zeit wahrgenommen?
Tatsächlich hat es an Herausforderungen nicht gemangelt. Deshalb war mir auch besonders wichtig, dass der Integrationsprozess und die rasche Verknüpfung zwischen uns und der Prospitalia möglichst geräuschlos verlief.

Und? Hat das geklappt?
Ja, das hat es. Vor allem die Verknüpfungen zwischen uns und Prospitalia und das Stammdaten-Clearing sind wirklich reibungslos verlaufen. Außerdem sind alle Verabredungen eingehalten worden. Kennen Sie das, wenn Sie in ein neues, moderneres Auto steigen? Da ist dann auch nicht jeder Knopf da, wo er vorher war, aber schneller als gedacht haben Sie die neuen Prozesse im Kopf und dann freuen Sie sich über die Dinge, die nun einfacher und reibungsloser verlaufen wie versprochen.

Gerade im Hinblick auf das Prospitalia Cockpit ein schönes Bild…
Das ist aber auch eine wunderbare Sache, gerade weil es so flexibel ist, man sich das individuell konfiguriert und als Nutzerin alle Informationen, die man so braucht, jederzeit nachlesen kann. Aber auch hier darf man sich nicht scheuen, mal einen vermeintlich falschen virtuellen Knopf zu drücken.

Wenn Sie über die Funktionen des Cockpits nachdenken, was halten Sie für besonders hilfreich?
Die Vergleichsfunktion fällt mir da sofort ein. Denn nicht immer können Sie als Einkaufsabteilung wegen eines Produktes sofort Rücksprache mit der Fachabteilung halten, da ist es gut, dass man selbst überprüfen kann, wo bei einem Alternativprodukt die Unterschiede beziehungsweise die Parallelen liegen. Angesichts der hohen Unsicherheiten bei den Lieferungen bzw. Lieferzeiten ist man heute eigentlich gezwungen, kontinuierlich nach Alternativen zu suchen. Außerdem weiß ich die vielfältigen Analysemöglichkeiten beim Cockpit zu schätzen, die mir eigentlich immer sofort ein Bild vermitteln, wo wir bei einzelnen Mengenzusagen und Liefervereinbarungen stehen.

Sie haben Lieferschwierigkeiten schon angesprochen, die nicht nur die Krankenhausbranche angesichts der aktuellen Situation in Atem halten.
Hier nützt uns die Kooperation mit der Prospitalia. Die Mehrlieferantenstrategie ist sehr hilfreich, die Vergleichsfunktion habe ich bereits angesprochen. Dass individuelle Bedürfnisse des Hauses beim Produkteinsatz bei gleichzeitig hoher Verbindlichkeit möglich sind, ist ebenfalls ein Plus. Das macht die aktuelle Situation nicht weniger herausfordernd, aber man findet so zumindest immer eine Lösung.

Als öffentliches Krankenhaus spielt sicher das Thema Ausschreibungen eine Rolle?
Ja, da bietet Prospitalia natürlich eine große Flexibilität und Hilfe sowohl durch die Miniwettbewerbe bei Investitionsbeschaffungen als auch durch die Rahmenvereinbarungen im medizinischen Sachbedarf, die sparen zudem eine Menge Zeit und schaffen die nötige Rechtsicherheit.

Ein Wechsel in stürmischen Zeiten, der sich gelohnt hat?
Natürlich hätte ich mir für den Start einer solchen Zusammenarbeit ein weniger aufgewühltes Umfeld gewünscht. Andererseits haben die Ruhe und die Erfahrung der Kollegen bei Prospitalia ja auch dazu beigetragen, dass wir sehr schnell ins Doing gekommen sind und wir nun Aspekte wie Kennzahlenmonitoring, Produktharmonisierung und Rentabiltätssteigerungen in verschiedenen Bereichen andenken können. Hierdurch haben wir durch den Wechsel nicht nur den wirtschaftlichen Einmaleffekt, sondern können kontinuierliche Effekte erzielen. Auch dies waren Entscheidungsgründe für die Prospitalia. Denn irgendwann werden die Zeiten auch wieder ruhiger und wir sind dann schon bestens aufgestellt.

 

„Wir freuen uns, dass wir trotz der Pandemieauswirkungen gleich im ersten Jahr der Zusammenarbeit zu einer signifikanten Einsparung bei den Materialkosten des Klinikums beitragen konnten. Hier haben ein partnerschaftliches Miteinander und ein Dialog auf Augenhöhe von Anfang an zum Erfolg der neuen Kooperation beigetragen.“

– Mario Sertzoglou, Director Sales, Prospitalia GmbH