UK Köln vergibt nach umfassender Marktsondierung den Zuschlag an Prospitalia

Bestpunktzahl in Qualität und Wirtschaftlichkeit überzeugen in der Ausschreibung

Prospitalia im Gespräch mit Oliver Deuser, Leitung Einkauf der Uniklinik Köln – über neue Anforderungen im Einkauf, digitale Transparenz und den nachhaltigen Mehrwert der neuen Partnerschaft.

Prospitalia: Herr Deuser, Sie haben sich entschieden, den Markt für Einkaufsgesellschaften zu sondieren und Ihre Einkaufsstruktur neu auszurichten. Welche Beweggründe und strukturellen Aspekte waren für diese Entscheidung ausschlaggebend?

Oliver Deuser: Wir waren über viele Jahre Teil einer Einkaufsgemeinschaft und haben die Entwicklung aktiv mitgestaltet. Das Modell war von einer engen operativen Einbindung der Mitgliedshäuser geprägt. Mit der Weiterentwicklung unseres Universitätsklinikums haben sich jedoch auch die Anforderungen an unseren Einkauf verändert – sowohl hinsichtlich der fachlichen Komplexität als auch im Hinblick auf den organisatorischen Ressourcenbedarf. Vor diesem Hintergrund haben wir unsere Strukturen kritisch überprüft und uns bewusst für eine systematische Marktsondierung sowie die Prüfung alternativer Modelle entschieden.

Welche Erwartungen hatten Sie vor diesem Hintergrund an einen neuen Partner?

Oliver Deuser: Im Mittelpunkt unserer Suche stand ein Partner, der ein ganzheitliches, IT-gestütztes Betreuungskonzept aus einer Hand bietet. Neben einem professionellen strategischen Einkauf sind dabei insbesondere eine leistungsfähige, nahtlos in unsere Prozesse integrierbare Softwarelösung sowie ein modernes, IT-basiertes Controlling mit fundierten Analyse- und Auswertetools entscheidend.
Als Universitätsklinikum mit einer breiten Aufstellung in Lehre, Forschung und Labor verantworten wir in diesen Bereichen ein jährliches Einkaufsvolumen von rund 40 Millionen Euro, das häufig durch hochindividuelle Beschaffungen geprägt ist. Gemeinsam mit dem neuen Partner wollen wir bislang ungenutzte Potenziale gezielt erschließen. Ziel ist es, komplexe Strukturen und Portfolios transparent darzustellen, Prozesse zu optimieren und den Einkauf nachhaltig strategisch weiterzuentwickeln.

Welche Aspekte sind Ihnen im Bereich der Software- und IT-Kompetenz besonders wichtig, und welchen konkreten Mehrwert bietet Ihnen die Prospitalia?

Oliver Deuser: Stammdaten und transparente Auswertungen spielen für uns eine zentrale Rolle. Entscheidend war insbesondere die Möglichkeit einer bidirektionalen Systemanbindung. Preis- und Stammdaten können dadurch strukturierter, nachvollziehbarer und mit deutlich geringerem manuellem Aufwand verarbeitet werden.

Gleichzeitig erhalten wir über das Prospitalia Cockpit einen aktuellen Überblick über Portfolios, Auswertungen und relevante Einkaufsdaten in einer zentralen Systemumgebung. Daten und Entwicklungen lassen sich dadurch zeitnah analysieren, ohne umfangreiche manuelle Excel-Auswertungen erstellen zu müssen.

Gerade im universitären Umfeld mit einer hohen Anzahl individueller Beschaffungen ist diese Transparenz ein wichtiger Faktor, um Prozesse weiter zu stabilisieren und die Datenqualität nachhaltig zu verbessern.

Wie bewerten Sie die Unterstützung im Bereich Investitionen und Vergaberecht?

Oliver Deuser: Als öffentlicher Auftraggeber ist für uns entscheidend, dass über die Prospitalia zahlreiche Produkt- und Investitionsbereiche bereits vergaberechtskonform abgedeckt sind. Dadurch entfällt für uns die Notwendigkeit, viele Themen individuell auszuschreiben.

Gerade im Investitionsmanagement ist es für uns wichtig, auf ein ebenso starkes Netzwerk und Portfolio zurückgreifen zu können wie im Medical-Bereich. Ergänzend nutzen wir – wie bereits zuvor – auch hausindividuelle Miniwettbewerbe, um spezifische Anforderungen gezielt abzubilden.

Positiv bewerten wir zudem die zentrale digitale Bereitstellung relevanter Ausschreibungsunterlagen, Leistungsverzeichnisse und Ergebnisse im Prospitalia Cockpit. Diese Verfügbarkeit unterstützt aus unserer Sicht die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Verfahren und erleichtert den operativen Umgang mit Ausschreibungsprozessen.

Neben Systemen und Prozessen: Welche Erwartungen haben Sie an die Zusammenarbeit?

Oliver Deuser: Wir suchten einen Partner mit fachlicher Kompetenz, klaren Zuständigkeiten und einer professionellen operativen Begleitung. Wichtig war uns zudem, dass Themen strukturiert vorangetrieben, Ansprechpartner verbindlich agieren und unsere eigene Expertise sinnvoll eingebunden wird.

Das Key-Account-Modell der Prospitalia schafft hierfür aus unserer Sicht gute Voraussetzungen, indem Themen strukturiert begleitet und Fragestellungen effizient bearbeitet werden.

Ihr Fazit zur Integrationsphase und der Zusammenarbeit mit Prospitalia?

Oliver Deuser: Auch wenn wir uns aktuell noch in der Integrationsphase befinden, ziehen wir bereits in dieser frühen Phase ein positives Zwischenfazit.

Vereinbarte Schritte und Zuständigkeiten werden derzeit strukturiert umgesetzt, und die Zusammenarbeit in den Integrations-Calls verläuft konstruktiv und zielorientiert.

Positiv bewerten wir insbesondere die enge Abstimmung zwischen den beteiligten Teams sowie die strukturierte operative Begleitung während der Integration. Themen und Fragestellungen werden transparent aufgenommen und sukzessive umgesetzt. Gleichzeitig arbeiten wir gemeinsam daran, Prozesse, Datenstrukturen und Abläufe weiterzuentwickeln.

Im Rahmen der Integration werden zudem relevante Daten schrittweise strukturiert aufbereitet und digital im Prospitalia Cockpit abgebildet. Das unterstützt aus unserer Sicht eine transparentere Steuerung sowie klarere operative Abläufe im Arbeitsalltag.

Darüber hinaus versprechen wir uns von der Einbindung in den universitären Prospitalia-Cluster einen engen fachlichen Austausch sowie zusätzliche Impulse aus dem Netzwerk für die Weiterentwicklung von Prozessen und Portfolios.

Für uns bildet diese Zusammenarbeit eine vielversprechende Grundlage für eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Kooperation.

Über das Klinikum

Die Uniklinik Köln steht für moderne Spitzenmedizin, Forschung und Lehre auf höchstem Niveau. Als Universitätsklinikum verbindet sie innovative Diagnostik und Therapie mit kontinuierlicher Forschung und Ausbildung des medizinischen Nachwuchses. Mit rund 1.750 Betten, jährlich etwa 544.000 behandelten Patientinnen und Patienten sowie rund 13.700 Mitarbeitenden aus über 90 Nationen zählt sie zu den größten Arbeitgebern der Region und zu den führenden Universitätskliniken Deutschlands.