Partnerschaft mit Perspektive: Wie das Klinikum Leverkusen mit Prospitalia seinen Einkauf strategisch weiterentwickelt

Im Rahmen einer strategischen Neuausrichtung hat das Klinikum Leverkusen eine neue Einkaufsgemeinschaft gesucht – und sich nach einem EU-weiten Ausschreibungsverfahren für Prospitalia entschieden. Ziel war es, den Einkauf zukunftsorientiert neu auszurichten, ohne dabei die eigenen Strukturen und die unternehmerische Entscheidungsfreiheit aufzugeben.

Im Interview sprechen Philippos Christoforidis, Leitung Geschäftsbereich Infrastruktur und Einkauf des Klinikums, und Mario Sertzoglou, Director Sales und Prokurist bei Prospitalia, über die Beweggründe für die Ausschreibung, Anforderungen an moderne Einkaufsprozesse, erste Erfolge – und warum Partnerschaft heute mehr bedeutet als reine Preisverhandlungen.

Mario Sertzoglou & Philippos Christoforidis

Prospitalia: Herr Christoforidis, was hat das Klinikum Leverkusen dazu bewogen, sich im Rahmen einer Ausschreibung im Bereich Einkaufsgemeinschaft neu aufzustellen?

Christoforidis: Wir haben den Einkauf bewusst auf den Prüfstand gestellt. Die Anforderungen steigen kontinuierlich – gerade für uns als kommunales Haus mit öffentlichem Auftrag. Wir stehen vor zunehmender Regulierung, steigendem Kostendruck, Lieferengpässen und wachsender Prozesskomplexität.

Unser Ziel war es, den Einkauf zukunftssicher aufzustellen – mit den richtigen Tools, mehr Transparenz und einer gezielten Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden. Deshalb haben wir uns im Rahmen eines EU-weiten Verfahrens auf die Suche nach einem Partner begeben, der unseren Anforderungen gerecht wird und mit flexiblen, passgenauen Lösungen die Ausrichtung unseres Hauses unterstützen kann.

Besonderen Wert legten wir dabei auf langfristig stabile Strukturen, da uns viele Situationen während und nach der Pandemie gelehrt haben, dass es nicht nur um die Konditionen im Einkauf geht.

Worauf haben Sie bei der Bewertung des Ausschreibungsverfahrens besonderen Wert gelegt?

Christoforidis: Die Gespräche mit den Einkaufsgemeinschaften haben uns einen sehr guten Eindruck von ihrer zukunftsorientierten Strategie vermittelt.

Uns war wichtig, einen Partner zu finden, der ein stimmiges Gesamtpaket bietet – mit leistungsfähigen IT-Lösungen auf der einen und praxisnaher Unterstützung im-Einkauf auf der anderen Seite. In beiden Bereichen gab es ein Kopf-an-Kopf-Rennen – und dabei hat die Prospitalia ein Stück weit mehr überzeugen können.

Was für uns ebenfalls entscheidend war: Wir wollten keine Konzernstruktur, keine vorgefertigten Konzepte – sondern einen Partner, der unsere Unabhängigkeit respektiert, uns mit den richtigen Werkzeugen unterstützt und gemeinsam mit uns gestaltet.

Wie lief die technische und operative Integration ab?

Christoforidis: Uns war bewusst, dass ein Wechsel der Einkaufsgemeinschaft kein Selbstläufer ist – entsprechend haben wir uns intensiv vorbereitet, die Datenlage aktualisiert und unser Sortiment im medizinischen Sachbedarf bereits im Vorfeld von 37.000 auf etwa 12.000 Artikel reduziert. Das hat die Umstellung wesentlich erleichtert.

Die Integration selbst verlief dann äußerst effizient: Über das Prospitalia-Cockpit wurden Artikelstammdaten, Preise und weitere Informationen automatisiert in unsere Systeme übertragen.

Dass wir anstelle von drei Monaten nur einen Monat für die Integration benötigt haben, zeigt, wie gut die Abläufe ineinandergegriffen haben. Neben den digitalen Prozessen war aber auch ein großes Vertrauen unseres Teams vorhanden, so dass der Change Prozess ohnehin einfacher war.

Herr Sertzoglou, wie sehen Sie die Zusammenarbeit mit dem Klinikum Leverkusen?

Sertzoglou: Das Klinikum Leverkusen ist für uns ein strategisch bedeutender Partner – nicht allein aufgrund seiner Struktur, sondern vor allem wegen der inhaltlichen Klarheit, mit der zentrale Themen angegangen werden. Schon in den ersten Gesprächen wurde deutlich: Leverkusen verfolgt genau jene Schwerpunkte, die wir auch anderen Häusern empfehlen.

Diese inhaltliche Übereinstimmung macht die Zusammenarbeit besonders wertvoll. Denn auch wir verstehen uns nicht als reiner Dienstleister, sondern als Partner auf Augenhöhe, der Impulse setzt und gemeinsam mit dem Haus nachhaltige Lösungen entwickelt.

Welche Rolle spielt dabei die persönliche Betreuung?

Christoforidis: Ich lege großen Wert auf Partner, die sich inhaltlich einbringen, kritische Themen offen ansprechen und uns bei der Weiterentwicklung begleiten – aber gleichzeitig auch bereit sind, bei sich selbst an kritischen Themen zu arbeiten. Die zielorientierte Performance muss auf beiden Seiten spürbar sein.

Dabei soll auch unser eigenes Team profitieren: Der Einkauf soll Kompetenzen ausbauen, Verantwortung übernehmen und Entscheidungen weiterhin eigenständig treffen können.

Bastian Reischert, unser fester Key Account Manager bei Prospitalia, bietet hier einen Mehrwert: Er lernt unsere Strukturen kennen, bringt Impulse ein und agiert proaktiv. Wir erwarten keine klassische Betreuung, sondern einen konstruktiven Austausch – fachlich und menschlich.

Sertzoglou: Vertrauen entsteht nicht einfach so – und doch war es von Beginn an da. Umso schöner ist es, dass sich dieses Gefühl in der Zusammenarbeit mit dem Klinikum Leverkusen bestätigt hat. Der offene Austausch, der Wille, gemeinsam Lösungen zu finden – das schafft nicht nur Klarheit, sondern ermöglicht echte Entwicklung. Für mich persönlich ist das Klinikum Leverkusen und deren handelnden Personen ein Beispiel dafür, wie moderne Partnerschaften im Gesundheitswesen gelebt werden kann.

Welche Effekte konnten Sie bislang konstatieren?

Christoforidis: Schon jetzt zeigt sich ein tatsächliches Einsparpotenzial von rund einer halben Million Euro – durch gezielte Sortimentsoptimierung, Preisanpassungen und die Arbeit mit Benchmarks sowie durch Prospitalia verhandelte Lieferantenboni. Möglich wurde das unter anderem durch das integrierte Zusammenspiel der Cockpit-Module – insbesondere des Klinikkatalogs proHospital+ und des Analysemoduls proAnalytics+. Durch sie werden Systembrüche vermieden und es entsteht ein durchgängiger Informationsfluss. Denn machen wir uns nichts vor: Was die Kosteneinsparung quantifiziert und immer betreut werden muss, ist ein zentrales, pflegeintensives Produktstammdatenmanagement. Das muss in den folgenden Bereichen genaustes analysiert und durchleuchtet werden: Duplikate und Fehlerreduzierung, Operative Effizienz, Optimierung der Beschaffung und Datengenauigkeit.

Was für mich wirklich zählt, ist, dass die strategische Steuerung ganz klar bei uns liegt. Prospitalia liefert die Werkzeuge und die Orientierung – wir im Klinikum Leverkusen bleiben im Driver Seat.

Wie geht es jetzt weiter – was sind die nächsten Schritte?

Christoforidis: Die Integration war der erste Schritt. Nun wollen wir in die Tiefe gehen: weitere Warengruppen analysieren, Lieferantenportfolios optimieren, Fachbereiche noch stärker einbinden. Dabei geht es nicht „nur“ um Einsparung, sondern auch um Qualität, Versorgungssicherheit und nachhaltige Strukturen.

Gleichzeitig wissen wir, dass wir noch nicht am Ziel sind. Der Klinikmarkt ist sehr dynamisch und bringt laufend neue Herausforderungen mit sich. Mit der Prospitalia haben wir einen Partner an der Seite, mit dem wir diesen Weg langfristig und mit klarer Ausrichtung weitergehen. Und dabei behalten wir unsere Ziele fest im Blick: Wirksamkeit in der Sache – und Wirtschaftlichkeit in der Umsetzung. Unser Auftrag lautet: Steigerung der Effizienz und Effektivität mit gleichzeitiger Kostenoptimierung.

Herr Sertzoglou, ein abschließender Ausblick?

Sertzoglou:  Die bisherige Zusammenarbeit mit dem Klinikum Leverkusen zeigt, wie tragfähig echte Partnerschaft sein kann – wenn beide Seiten offen kommunizieren, Verantwortung übernehmen und Weiterentwicklung wirklich wollen.

Unser Anspruch bleibt, auch künftig gezielte Impulse zu setzen – mit individuell passenden, datenbasierten Lösungen, die sich im Alltag bewähren und die Arbeit in der Klinik erleichtern. Sie bilden eine starke Grundlage für die Weiterentwicklung des Einkaufs im gesamten Verbund. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam mit dem Klinikum Leverkusen weiterzugehen – partnerschaftlich, innovativ und mit Blick nach vorn.

Über das Klinikum

Als Schwerpunktversorger mit insgesamt 746 Betten und über 34.000 stationären Fällen pro Jahr zählt das Klinikum Leverkusen zu den zentralen Gesundheitsanbietern der Region. In zwölf Fachabteilungen sowie zahlreichen Zentren, Instituten und Tochtergesellschaften sorgen über 2.600 Mitarbeitende für eine hochwertige medizinisch-pflegerische Versorgung – stationär wie ambulant. Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 steht das Klinikum für Qualität und Patientensicherheit.