Erfolgreiche Integration inkl. Datenmigration: Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau über die Zusammenarbeit mit Prospitalia
Das Klinikum Aschaffenburg-Alzenau hat kürzlich die Integration mit Prospitalia erfolgreich abgeschlossen und berichtet über ihre bisherigen Erfahrungen. Im Interview gibt Thomas Willms, Einkaufsleiter des Klinikums, Einblicke in den Integrationsprozess, die Vorteile des Prospitalia Cockpits (als Single-Point-of-Information-Tool) und die weiteren Mehrwerte der Zusammenarbeit mit Prospitalia.
Herr Thomas Willms
Prospitalia: Herr Willms, wir freuen uns sehr, dass sich Ihr Klinikum für die Prospitalia als Einkaufsdienstleister entschieden hat. Wie haben Sie den Integrationsprozess erlebt?
Herr Willms: Der Integrationsprozess verlief sehr gut und nahezu geräuschlos. Die intensive Betreuung durch das Key-Account-Management und das engagierte Onboarding-Team ermöglichten eine schnelle und unkomplizierte Integration unserer Klinik. Besonders beeindruckt hat uns die hohe Qualität und Geschwindigkeit, insbesondere bei unseren über 10.000 aktiven Artikeln. Es wurde schnell klar, dass hier erfahrene und spezialisierte Mitarbeitende am Werk sind, die die im Vorfeld der Zusammenarbeit getroffenen Zusagen auch konsequent einhalten.
Für Ihre Klinik wurde ein zweigleisiges Integrationsverfahren durchgeführt, das sowohl das technische als auch das kaufmännische Onboarding umfasste. Wie aufwendig war dieser Prozess für Sie?
Die parallele Integration beider Bereiche erwies sich als großer Vorteil. Wir konnten die kaufmännischen Änderungen direkt im Auge behalten und gleichzeitig mit der technischen Integration beginnen. Besonders hilfreich war das Prospitalia Cockpit, das eine automatisierte und reibungslose Datenübertragung in unser Materialwirtschaftssystem (SAP MM) ermöglichte. Eine manuelle Übertragung der Daten hätte Ressourcen gebunden, die heute nicht mehr zur Verfügung stehen – ein klarer Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.
Neben dem Preisimport bietet das Prospitalia Cockpit noch weitere vielversprechende Funktionen. Welche dieser Funktionen sind für Ihre Klinik besonders wertvoll und wie werden sie genutzt?
Unsere gesamte Einkaufsabteilung nutzt das Cockpit intensiv als zentrale Informationsplattform. Es bietet umfangreiche Informationen und eröffnet uns zahlreiche Möglichkeiten: von Preisabfragen und -änderungen bis hin zum direkten Abgleich und der Übertragung von Prospitalia- und Materialwirtschaftsdaten in unser Materialwirtschaftssystem. Auch die Funktion zum Abschluss von Abnahmevereinbarungen hat uns überzeugt.
Von besonderem Wert ist außerdem die neue Funktion zur Anzeige und Anfrage von Alternativartikeln, die in Zeiten von Lieferengpässen eine effiziente und ressourcenschonende Beschaffung ermöglicht. Aktuell stehen uns hier eine Vielzahl der von Prospitalia verhandelten Artikel mit entsprechenden Alternativartikeln zur Verfügung. Zusätzlich können über das Ticketsystem individuelle Anfragen zu weiteren Alternativen gestellt werden, wodurch die bestehende Anzahl an Alternativartikeln stetig erweitert wird – ein Vorteil, von dem nicht nur wir, sondern auch alle anderen Vertragskliniken der Prospitalia profitieren.
Darüber hinaus schätzen wir die schnellen Rückmeldungen des Supports, sowohl digital über das Cockpit als auch klassisch per E-Mail oder Telefon.
Für Sie als kommunales Krankenhaus spielen Ausschreibungen eine wichtige Rolle. Wie bewerten Sie diesen Dienstleistungsschwerpunkt der Prospitalia?
Das Cockpit bietet einen guten Überblick über laufende und abgeschlossene Ausschreibungen. Dabei schätzen wir insbesondere die Transparenz, da wir alle Informationen einsehen können, unabhängig davon, ob wir uns an dem Ausschreibungsverfahren beteiligt haben oder nicht. Diese Transparenz über Leistungsverzeichnisse und Bezuschlagungsinformationen ist für uns von großem Nutzen.
Ein wesentlicher Vorteil im Vergleich zu unserem bisherigen Einkaufsdienstleister ist die Flexibilität, die wir als Einrichtung behalten, während wir uns dennoch verbindlich gegenüber der Industrie positionieren können. Nach der Zuschlagserteilung und der Sichtbarkeit der Preise können wir die Verbindlichkeiten viel besser einschätzen als bei Vorabfragen, bei denen ein Preisranking oft nicht ersichtlich ist. Natürlich prüfen wir anschließend, ob sich dies auch in den Konditionen widerspiegelt und welche Effekte wir als Klinik erzielen.
Haben sich nach der Integration bereits Preisvorteile ergeben?
Ja, durch den 1:1-Preisvergleich konnten wir bereits sehr gute Einsparungen erzielen. Zusätzlich planen wir, die Expertise der Prospitalia bei der optimalen Produktauswahl weiter zu nutzen, da wir hier bereits wertvolle Impulse erhalten haben. Dadurch wurden uns weitere Preisvorteile aufgezeigt, die wir in Zukunft noch stärker ausschöpfen möchten.
Die höhere Anzahl an Abnahmevereinbarungen, die Prospitalia im Vergleich zu anderen Einkaufsgemeinschaften schließt, führt zu zusätzlichen Preisvorteilen. In diesem Zusammenhang ist das Cockpit-Tool der Digitalen Abnahmevereinbarung für uns besonders wichtig. Es hilft uns, den Überblick zu behalten und transparent darzustellen, welche Vereinbarungen geschlossen wurden und wann diese ablaufen. Dadurch können wir rechtzeitig entscheiden, ob wir Vereinbarungen verlängern oder aufgrund wirtschaftlicher Aspekte eine Änderung des Lieferanten anstoßen.
Welche Projekte haben Sie für die Zukunft in Planung bzw. würden Sie gerne in Zusammenarbeit mit Prospitalia realisieren?
Die Veränderungen in unserem Alltagsgeschäft und die Erweiterung der klassischen Einkaufsthemen, gepaart mit begrenzten Ressourcen, machen eine umfassende Unterstützung unabdingbar. So wollen wir gemeinsam mit Prospitalia neben der Optimierung von Konditionsmodellen und Produktkatalogen auch den Herausforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes begegnen und das Thema Nachhaltigkeit weiter vorantreiben.
Generell bietet uns der ganzheitliche Ansatz von Prospitalia und der übergeordneten Vivecti Group viele Möglichkeiten, alle klinikrelevanten Themen effektiv zu bearbeiten. Daher führen wir auch Gespräche mit der Schwestergesellschaft h-trak, um über weitere Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu sprechen.
Insgesamt sehen wir die Partnerschaft als große Chance und freuen uns darauf, die gemeinsamen Projekte voranzutreiben und langfristig zusammenzuarbeiten.
Über das Klinikum
Die gemeinnützige Klinikum Aschaffenburg-Alzenau GmbH ist im Januar 2015 aus dem Zusammenschluss des Klinikums Aschaffenburg und des Kreiskrankenhauses Alzenau entstanden und zählt laut der Klinikliste „Deutschlands ausgezeichnete Krankenhäuser 2024/25“ des Magazins Stern zu den besten Kliniken in Bayern. Das Klinikum betreut an zwei Standorten knapp 900 Betten. Dabei stellt der Standort Aschaffenburg die Schwerpunktversorgung für die Region und eine kompetente Notfallversorgung sicher, der Standort Alzenau bietet vier medizinische Fachabteilungen, eine geriatrische Reha, Belegärzte und eine Basis-Notfallversorgung. Der Standort Aschaffenburg ist zudem akademisches Lehrkrankenhaus und beherbergt ein Ausbildungszentrum für fünf Gesundheitsberufe sowie Fortbildungsangebote für Fachkräfte aus der Region.
