Beschaffungs- und Versorgungsprozesse bedarfsgerecht und wirtschaftlich steuern – Von der Ausschreibung bis zur Materialsteuerung

Kliniken und insbesondere der Klinikeinkauf sehen sich zunehmend mit immensen Herausforderungen konfrontiert. Lieferabrisse, Preisdruck auf Grund gestiegener Rohstoff-, Verpackungs- und Logistikkosten, regulatorische und vergaberechtliche Risiken führen zu deutlich erhöhten administrativen Belastungen des Einkaufs. Vier von fünf Krankenhäuser stehen unter wirtschaftlichem Druck.

Anders als in den meisten Branchen ist im Rahmen der stationären Versorgung eine direkte Weitergabe von Preiserhöhungen an den „Konsumenten“, also den Patienten nicht möglich. Die Inflation, Preisentwicklung und wegfallende Coronahilfen erhöhen den ohnehin vorhandenen Druck noch einmal deutlich. Viele der eingangs genannten Störfelder bedingen sich dazu gegenseitig und verschärfen infolgedessen die Gesamtsituation zusätzlich.

Das Tagesgeschäft des Klinikeinkaufs fokussiert sich somit, Liefersicherheit in einem bezahlbaren Rahmen unter Beachtung der vergaberechtlichen Vorschriften, der regulatorischen Anforderungen, sei es durch das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder gestiegene Dokumentationsanforderungen durch die Medical Device Regulation (MDR), zu gewährleisten. Bei all diesen Herausforderungen sollten zudem Nachhaltigkeitsaspekte in der Beschaffung berücksichtigt werden. Viele der Aufgaben erfordern konkretes Fachwissen, müssen parallel und oftmals mit einer angespannten Personalsituation gemeistert werden. Die Situation lässt kaum Spielraum für strategische Gedanken und Weiterentwicklung der Organisationen. Um Einspareffekte zu identifizieren, fehlt es an Transparenz, um diese zu heben an Zeit.

Keine der heutigen Herausforderungen im Einkauf scheint sich im Alleingang bewältigen zu lassen. Können der Aufbau und die Nutzung strategischer Allianzen und belastbarer Netzwerke für echte Entspannung und für mehr Effizienz im Beschaffungsprozess sorgen? Welchen Einfluss hat dabei die Digitalisierung, die grundsätzlich einen hohen Grad an Prozessautomation und Transparenz in der gesamten Prozesskette erwarten lässt? In diesem Kontext ist auf den Irrglauben hinzuweisen, dass die Einführung digitaler Tools zur Reduktion von Ressourcen im Einkauf führen könnte. Vielmehr bewirkt es eine Verlagerung der Ressourcen auf andere Aufgaben und Potenziale. Beschaffungs- und Versorgungsprozesse müssen oftmals vom Ende der Prozesskette gedacht werden, um sie ganzheitlich, wirtschaftlich und sicher zu gestalten.

Fundiert aufgesetzte Ausschreibungen und Lieferantenverträge schaffen die Basis für einen innovativen, bedarfsorientierten und wirtschaftlichen Einkauf

Mehrlieferantenstrategie und Flexibilität…

Insbesondere Kliniken in kommunaler Trägerschaft sind angesichts der potenziellen Risiken des Vergaberechts davon abhängig, dass sie eigenständig oder der Einkaufsdienstleister umfassend rechtskonforme Vergabeverfahren durchführt. Dies muss unter Beachtung der grundlegenden Prinzipien von Transparenz und Gleichbehandlung nach GWB / VgV sowie der jeweiligen landesvergaberechtlichen Vorschriften erfolgen. Mit Blick auf die im Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) enthaltenen Fördermittel in Milliardenhöhe, aber auch auf bestehende Fördermöglichkeiten für Investitionsgüter der Bundesländer kommen letztlich alle Krankenhausträger mit dem Vergaberecht in Berührung, wenn auch in unterschiedlicher Ausprägung und Intensität. Die Prüfung der ordnungsgemäßen Verwendung von Fördermitteln erfolgt oft erst Jahre nach Abschluss der Beschaffung. Bei erkannten Verstößen erfolgt eine Rückforderung dieser verbunden mit einem oftmals nicht unerheblichen wirtschaftlichen Schaden für den Krankenhausträger.

Zur Minimierung der Risiken aus dem Vergaberecht und der administrativen Aufgaben bietet es sich an, vergaberechtliche Pflichten so weit wie möglich auf in diesem Bereich erfahrene Einkaufsdienstleister zu verlagern und sich auf eine Kontrollfunktion zu beschränken. Dies bedeutet, dass die Krankenhausträger den Einkaufsdienstleister, dem sie angeschlossen sind, beauftragen, vergabekonforme nationale oder europaweite Ausschreibungsverfahren für sie durchzuführen. Pflichten zur Beachtung des Vergaberechts können so umfassend auf die Einkaufsdienstleister übertragen und entsprechende Risiken weitgehend minimiert werden. Die dadurch freigewordene Zeit kann der Einkauf für wertschöpfende Arbeiten einsetzen.

Ungeachtet der vermeintlichen Nachteile der formalisierten Verfahren sichert die öffentliche Vergabe auch ein hohes Maß an Transparenz und Prozesssicherheit. Insbesondere dann, wenn man für den gesamten Beschaffungsprozess wesentliche Parameter abseits der Leistungsbeschreibung und Produktmerkmale bereits in den Verfahren berücksichtigt. Diese Parameter sollten die in der Einleitung beschriebenen Störfaktoren des Einkaufs deutlich reduzieren. Einige sind im Folgenden erläutert.

In Zeiten starker Preisschwankungen sollte man sich zunehmend Gedanken machen, wie ein gutes wirtschaftliches Ergebnis im Rahmen von Ausschreibungen erzielt werden kann, wenn sich der Markt für ein spezifisches Produktsortiment zum Ausschreibungszeitpunkt in einer Hochpreisphase befindet. Bei preisvolatilen Produktgruppen hat sich hier die Einbindung von Preisgleitklauseln bewährt. Somit sind insbesondere Preisanpassungen nach unten während der gesamten Ausschreibungsperiode möglich. Eine mögliche Öffnung nach oben verhindert übermäßige Preisaufschläge über die gesamte Laufzeit und stärkt gleichzeitig die Versorgungssicherheit im weltweiten Wettbewerb um Produkte.

Stammdaten als Grundlage von Digitalisierung, hochskalierbaren und optimierten Routineprozessen in der Beschaffung sind in vielen Branchen bereits seit Jahren selbstverständlich. Die Daten haben ohne Zeitverlust im Geschäftsprozess bereitzustehen, sonst wird das Unternehmen einfach gegen einen Wettbewerber ausgetauscht. Die Bereitstellung von qualifizierten Stammdaten muss somit als wesentliches Kriterium bereits in den Ausschreibungen und der Vertragsgestaltung Berücksichtigung finden.

Nachhaltigkeitsaspekte, die immer mehr in den Fokus rücken, werden im Vergabeverfahren bereits frühzeitig und transparent abgefragt. Das sind beispielsweise bestehende Nachhaltigkeitskonzepte der Lieferanten oder im Bereich der Investitionsgüterbeschaffung auch Informationen zur Energieeffizienz. Insbesondere im Kontext des LkSG tut man gut daran, vertragliche Regelungen und Rechte zu Informationspflichten, Auditierungsrechte und Abhilfemaßnahmen in den Ausschreibungen und der Vertragsgestaltung zu verankern.

Zentrale Ausschreibungen und Unterstützungsmöglichkeiten von Einkaufsdienstleistern sind auch in stark individualisierten Bereichen, wie der Beschaffung von Individualsets, OP-Abdeckungen, Investitionsgütern hocheffizient. Besonders bei den hochkomplexen Fördertatbeständen des KHZG zeigt sich der Vorteil breit angelegter Ausschreibungen. Im 2-stufigen Verfahren wird die Einzelauftragsvergabe der Klinik mittels des nachfolgenden vereinfachten Vergabeverfahrens („Miniwettbewerb“) zwischen mehreren Wirtschaftsteilnehmern auf Basis der zentral ausgeschriebenen Rahmenvereinbarung vergeben. Statt ein komplettes Vergabeverfahren durchlaufen zu müssen (Dauer 4-6 Monate), ist die vergaberechtskonforme Beschaffung für die Klinik in nur 4-8 Wochen möglich. Das Mehrpartnermodell bei Rahmenvereinbarungen sichert zudem den Zugriff auf das wirtschaftlichste Angebot zum jeweiligen Investitionszeitpunkt.

Regulatorische Anforderungen effizient managen

Veränderungen regulatorischer oder politischer Rahmenbedingungen und deren Auswirkungen wie z.B. durch die MDR, Securpharm, das KHZG oder auch das LkSG müssen bei der Beschaffung frühzeitig sowie für anschließende Prozesse nachhaltig berücksichtigt werden. Daher ist es wichtig, dass die Beschaffungsverantwortlichen die Implikationen aus den jeweiligen Gesetzesänderungen und Verordnungen kennen und bewerten.

Um ein konkretes Beispiel zu nennen: Mit der MDR wird ein EU-Identifizierungssystem für Medizinprodukte eingeführt, das auf einer eindeutigen Produktidentifizierungsnummer (UDI) basiert.  Dies bringt neben Dokumentationspflichten für die Einrichtungen der UDI für implantierbare Produkte der Klasse III auch Vorteile, vor allem durch die Möglichkeit der einfachen Identifizierung und der schnellen Nachverfolgbarkeit. Mit intelligenten digitalen Lösungen lassen sich so bspw. die Standorte der Medizinprodukte in den Kliniken besser bestimmen. Die Lokalisierung der Produkte schafft Transparenz und hilft wiederum Versorgungslücken zu schließen. Daher sollte der Einkauf seine Stammdaten auch in Bezug auf die UDI stets aktuell halten. Über die EUDAMED-Datenbank hat man zudem mittels UDI direkten Zugriff auf Konformitätserklärungen und Zertifikate. Auch hier sollten Einkaufsdienstleister maßgeblich unterstützen und für Qualität in den Produktstammdaten sorgen.

Ein innovativer Einkaufsdienstleister reduziert den hohen Aufwand bei der Umsetzung des LkSG durch Einbindung von KI-gestützter Software, um beispielsweise die umfassenden Anforderungen, wie abstrakte und konkrete Risikoanalyse, Risikomanagement, Präventions- und Abhilfemaßnahmen, Berichterstattung und Dokumentation, rechtssicher und ressourcenschonend zu bewältigen. Die Bewertung aller gelisteten Vertragslieferanten erfolgt in diesem Zusammenhang durch den Einkaufsdienstleister und wird den Kliniken als Shared Content zur Verfügung gestellt. Innerhalb der Gruppe können die Kliniken gemeinsam an der Bewertung weiterer Lieferanten arbeiten und somit den Aufwand nochmals reduzieren. Das Resultat einer einzelnen Einrichtung kommt zudem sinnstiftend dem gesamten Netzwerk zugute.

Durch frühzeitige Berücksichtigung in Rahmenvereinbarungen und Verträgen, Initiierung von Netzwerkinitiativen im Verbund, zentrale und rechtlich fundierte Aufbereitung der Themen und Handreichungen, umfassende Schulungsangebote, zentrale Lieferantenabfragen, Entwicklung von Standards oder durch persönlichen Support bei konkreten Einzelanfragen muss umfassende Unterstützung erfolgen, um den Klinikeinkauf hier wesentlich zu entlasten.

Liefersicherheit ist Therapiesicherheit – die Versorgung sicherstellen

Der Krankenhausbetrieb stellt höchste Ansprüche an die Verfügbarkeit von Produkten. Die letzten drei Jahre waren geprägt durch unerwartete Lieferabrisse oder -verzögerungen. Klinikeinkäufer mussten einen großen Teil ihrer Zeit für das Management von Lieferausfällen aufwenden. Nun könnte man glauben, dass der Peak in der Hochphase der Corona-Pandemie erreicht war. Prospitalia hat hierzu im Oktober 2022 eine großangelegte Umfrage durchgeführt. Mehr als 100 Klinikträger, darunter ein Viertel mit mehr als 800 Betten, und fast 40 A-Lieferanten, die etwa dreiviertel des gesamten Einkaufsvolumens darstellen, haben sich daran beteiligt.

Wesentliche Erkenntnisse waren:

– 60 % der Kliniken haben deutlich mehr Aufwand in Bezug auf das Lieferengpassmanagement als in der Pandemiehochphase.

– 43% der Kliniken verbringen mehr als ein Viertel der Zeit mit dem Management von Lieferverzügen. Jede 8. Klinik mehr als die Hälfte der Zeit.

– Nur in 11 % konnten zusätzliche Ressourcen aufgebaut werden. Dabei geht das Lieferengpassmanagement überwiegend zu Lasten des strategischen Einkaufs.

– 77% der Kliniken gaben an, dass Anwender in den letzten 3 Monaten (Juli, August, September 2022) mehr als fünfmal auf alternative Artikel zurückgreifen mussten.

– 38% der Kliniken gaben an, dass ihre Anwender verstärkt auf Multiple-Sourcing setzen. Mit 71% der befragten Lieferanten wurde dies sogar noch deutlich höher eingeschätzt. 84% der Kliniken sehen Ein-Lieferantenstrategien (>90 %) als nicht mehr zeitgemäß an.

– Maßnahmen mit denen Kliniken aktuell Beschaffungsrisiken begegnen: 71% der Befragten schließen langfristige Rahmenverträge ab, 63% mit verbindlichen Abnahmemengen, 69% erhöhen die Lagerreichweite, 60% haben ein Notfalllager eingerichtet.

Die Ergebnisse zeigen, dass es unerlässlich ist, tragbare Konzepte zur Liefersicherheit zu entwickeln. Im Alleingang wird man hier nur bedingt erfolgreich sein. Einkaufsdienstleister können hier einen Rahmen schaffen und Versorgungssicherheit ganzheitlich unterstützen. Dabei sind langjährige Lieferantenpartnerschaften und eine enge Kommunikation zwischen allen Marktteilnehmern von hoher Relevanz, um Lieferketten transparent zu gestalten und somit die Lieferperformance zu erhöhen. Wesentliche Faktoren:

🔹  Vertragsgestaltung: Als solide Basis gilt sowohl im Rahmen der Einkaufs- und Ausschreibungsstrategie der Abschluss von Rahmenverträgen mit mehreren Lieferanten pro Produktgruppe. Im Rahmen von EU-weiten Ausschreibungen werden insbesondere in sensiblen Produktbereichen verbindliche Lieferzusagen und Lieferausfallkonzepte etabliert. Vertragsrechtliche Regelungen für Lieferausfälle, von Informationspflichten der Lieferanten bis hin zu Schadensersatzregelungen sowie Regelungen zum Deckungskauf finden in der Vertragsgestaltung Berücksichtigung. Verbindliche Mengenvereinbarungen der Kliniken werden mit einer vertraglich vereinbarten Liefergarantie belohnt.

🔹  Überwachung der Lieferketten: Drohende Lieferengpässe sollten möglichst frühzeitig erkannt werden, bevor eine flächendeckende Verknappung besteht. Ein kontinuierliches Monitoring der weltweiten Logistik- und Liefersituationen über zur Verfügung stehende öffentliche Quellen ist ein absolutes Muss. Der Gesamtprozess wird durch das substanzielle Netzwerk mit Kliniken, Lieferanten und Fachgesellschaften sowie zentralen Lieferantenabfragen unterfüttert.

🔹  Effektive Reaktion bei Lieferengpässen: Durch einen zentralen Informationskanal mit aktiver Benachrichtigungsfunktion können alle Kliniken sofort informiert und verfügbare Alternativvorschläge unterbreitet werden. Bei der Identifikation von Lieferengpässen unterstützen moderne Technologien, wie Chatfunktionen am Artikel oder digitale Foren-Plattformen effizient.

🔹  Qualitative Produktstammdaten: Mit Hilfe von Klassifikationsmerkmalen (z.B. ECLASS, Warengruppenbezeichnungen) oder konkreten Informationen am Produkt können Klinikeinkäufer Alternativen direkt und eigenständig ermitteln. Die Angabe von Produktionsländern wird in Verbindung mit Künstlicher Intelligenz weitere Transparenz in die Lieferkette bringen.

Kosten- und Leistungsmanagement – das richtige Produkt, in der richtigen Menge zum richtigen Preis

Bestimmend für die Wirtschaftlichkeit ist die Produktauswahl und dessen Leistungseinfluss. Hierzu wird vom Einkauf immer mehr Verständnis von medizinischen Zusammenhängen benötigt. Beim Aufbau des hierfür erforderlichen Basiswissens kann der Einkaufsdienstleister mit breitangelegten und von Medizinern neutral durchgeführten Schulungsangeboten unterstützen. Dies ergänzt den Dialog des Einkaufs mit Industrie und Anwendern, die hierbei oft eigene Interessen vertreten. Mit diesem Rüstzeug ausgestattet kann der Einkäufer gemeinsam mit dem Anwender fundiert die Produktauswahl unter kaufmännischen Gesichtspunkten gestalten. Ergebnis ist nicht ein Standardkatalog, sondern Katalogstandards, die die operativen Anforderungen mit den Produktfeatures zusammenbringen (auch hilfreich bei möglichen Versorgungsengpässen).

Durch den Dialog mit den Anwendern kann über die Leistungsbeziehung eine Mengenplanung erfolgen. Um diese nachzuhalten ist das Controlling im System zwingend erforderlich. Hierbei handelt es sich um ein oft sehr komplexes, langwieriges und teures Vorhaben. Ein guter Einkaufsdienstleister unterstützt hier sowohl inhaltlich als auch durch ein schnell einsetzbares und einfach zu bedienendes Softwaresystem. Mit diesen gesicherten Mengen lassen sich mit den Lieferanten verbindliche Mengenvereinbarungen treffen, die zu einem deutlichen Preisvorteil führen. Gleichzeitig führt die Planbarkeit auf beiden Seiten zu einer erhöhten Sicherheit der Produktverfügbarkeit.

Die Vielzahl der daraus resultierenden Abnahmevereinbarungen will natürlich gemanagt werden und sorgt bei vielen Krankenhäusern für einen hohen manuellen Aufwand. Besser ist es von Anfang an den kompletten Prozess digital abzubilden. Vom Abschluss der Vereinbarung, über ein umfassendes Vertrags- und Fristenmanagement sowie dem Nachhalten und Steuern der vereinbarten bzw. verbrauchten Mengen bis hin zum darauf basierenden Bonusmanagement unterstützt hier eine alles umfassende digitale Infrastruktur. Dies entlastet den Einkauf von administrativen Aufgaben maßgeblich, schafft die erforderliche Transparenz und ermöglicht einen an den Leistungen kostenoptimierten Einkauf.

Suchen Sie sich starke Partner

Herausforderungen in der Beschaffung gemeinsam meistern

Schlussendlich gilt es, dem wirtschaftlichen Druck der Kliniken etwas entgegenzusetzen. Prospitalia hat den Anspruch, im Rahmen der gesamten Beschaffung bestmöglich zu unterstützen.

Dafür muss man den gesamten Versorgungsprozess ins Auge fassen und über die Grenzen des Einkaufs hinaus Lösungen erarbeiten. Prospitalia unterstützt den Klinikeinkauf, in diese Aufgaben gut vorbereitet einsteigen zu können und steht als verlässlicher Partner beratend zur Seite. Die Unterstützung des Kosten- und Leistungsmanagements sorgt dafür, dass das richtige Produkt in der richtigen Menge zum richtigen Preis verfügbar ist. Hiermit wird die Versorgung sichergestellt, denn Liefersicherheit ist Therapiesicherheit. Um den administrativen Aufwand zu reduzieren, werden die regulatorischen Anforderungen effizient gemanagt. Die fundiert aufgesetzten Ausschreibungen und Lieferantenverträge der Prospitalia schaffen die Basis für einen innovativen, bedarfsorientierten und wirtschaftlichen Einkauf. Neben dem Netzwerkgedanken wird das Thema Digitalisierung der Game-Changer für die Zukunft.

Digitalisierung nicht nur denken, sondern gemeinsam anpacken und umsetzen

Die Prospitalia sieht das Potential, Prozesse neu zu denken, zu vereinfachen und zu digitalisieren. Das Prospitalia Cockpit als Single Point of Information ermöglicht es den Kliniken, auf qualitätsgeprüfte Produktstammdaten, Klassifizierungen, Preise, Konditionen u.v.m. zuzugreifen. Aber das Cockpit ist mehr als nur ein Informationssystem. Die direkte Anbindung der Klinik-MaWi-Systeme macht es zu einem integrativen System, das den Vertragseinrichtungen das notwendige Werkzeug an die Hand gibt, die Digitalisierung der klinischen und kaufmännischen Prozesse voranzutreiben.

Die Implementierung von proAnalytics+ im zentralen Steuerungstool Cockpit ermöglicht den Kliniken aus Beschaffungsdaten im Echtzeitbetrieb einen Blick in die Zukunft und damit eine noch umfassendere Kostenkontrolle. proAnalytics+ liefert dem Einkauf Hinweise – und das auf Knopfdruck – wie Ausgaben reduziert und Mittel effektiver eingesetzt werden können. Das gibt noch mehr Möglichkeiten zur Steuerung des Ausgabenmanagements für den Klinikeinkauf. Mit proAnalytics+ wird automatisiert dargestellt, wie sich zukünftige Preiseffekte auf das jeweilige Portfolio der Klinik auswirken. Die Analyse bereits abgeschlossener Beschaffungsvorgänge wird somit ergänzt um eine Vorausschau auf künftige Ausgaben und potenzielle Effekte. proAnalytics+ zeigt dem Einkauf Handlungsfelder auf, indem es auf Basis der ermittelten Mengen und Umsätze entsprechende Alternativszenarien errechnet. Auch bei der Kontrolle der Abnahmevereinbarungen hilft die Cockpit-Erweiterung: Sie berechnet, ob die getroffenen Vereinbarungen im Jahresverlauf erfüllt werden können, und ermöglicht es so dem Einkauf, rechtzeitig auf Veränderungen zu reagieren.

Im Cockpit laufen somit für den Nutzer in nur einem System alle Fäden zusammen für einen transparenten, ressourcenoptimierten Einkauf. Diesen Weg wird die Prospitalia intensiv weiterverfolgen, um den Kliniken im Cockpit weitere innovative vernetzte Lösungen zur Optimierung der Einkaufsprozesse anzubieten. Ziel ist es hierbei nicht Arbeitsplätze abzubauen, sondern wertvolle Ressourcen im Klinikeinkauf zu schonen und dabei die Prozesseffizienz und -sicherheit zu maximieren.

 

Autoren

 

 

 

 

 

Katja Winkels zur Strassen               Jens-Patrick Schulz

 

(Artikel erschienen im Beschaffungsmonitor 2023)