Krankenhausreform, steigende Kosten und sinkende Erlöse erhöhen den Druck auf viele Kliniken. Für den Einkauf heißt das: Wettbewerbsfähige Preise bleiben die Basis – zunehmend entscheidet jedoch das Zusammenspiel aus wirtschaftlichen Konditionen, effizienten Prozessen und Digitalisierung. Im Interview mit Mario Sertzoglou erläutert Jörg Steinmetzler, Leiter Einkauf und Materialwirtschaft der Sportklinik Hellersen, warum sich die Klinik nach einer umfassenden Markterkundung für Prospitalia entschieden hat und welche Rolle digitale Lösungen im Einkaufsalltag dabei spielen.
Klinikeinkauf zwischen Preis, Prozessen und Digitalisierung: Das Interview
Herr Steinmetzler, die wirtschaftlichen und politischen Rahmenbedingungen setzen Krankenhäuser erheblich unter Druck. Welche Auswirkungen hat das auf den Einkauf?
Jörg Steinmetzler: Mit der Krankenhausreform steigen für viele Kliniken die wirtschaftlichen Anforderungen noch einmal deutlich. Wenn in dem Zusammenhang von Einsparungen in einer Größenordnung von acht Prozent oder mehr die Rede ist, klingt das zunächst überschaubar – doch tatsächlich lassen sich solche Summen heute nicht mehr allein über günstige Einkaufspreise auffangen, da die Spielräume weitgehend ausgeschöpft sind. Dadurch verändert sich auch unsere Rolle im Einkauf: Wir beschäftigen uns inzwischen deutlich stärker mit Prozessen, Digitalisierung, Datenqualität und Standardisierung, weil hier die größeren Potenziale liegen.
Sie haben Ihre Beschaffungsstrategie deshalb bewusst überprüft. Wie sind Sie dabei vorgegangen und was war für Sie bei der Auswahl einer Einkaufsgemeinschaft entscheidend?
Jörg Steinmetzler: Da wir als Sportklinik kein öffentlicher Auftraggeber sind, konnten wir den Markt im Rahmen einer Markterkundung sehr offen betrachten. Uns ging es darum, verschiedene Konzepte miteinander zu vergleichen und herauszufinden, welcher Partner am besten zu unserer Arbeitsweise passt. Dabei haben wir sowohl die wirtschaftlichen Konditionen als auch die Qualität der angebotenen Leistungen bewertet.
Mit Prospitalia hatte ich in früheren Kliniken bereits gute Erfahrungen gemacht. Gleichzeitig kannte ich auch andere Einkaufsgemeinschaften und ihre Systeme aus meiner beruflichen Laufbahn. Dadurch konnte ich die verschiedenen Angebote gut einordnen und vergleichen. Mich hat interessiert, wie sich die Anbieter in den vergangenen Jahren weiterentwickelt haben und was sie heute konkret anbieten.
Am Ende kam es auf das Gesamtpaket an – auf die angebotenen Lösungen, die Qualität der Zusammenarbeit und darauf, wer unsere Abläufe im Alltag am besten unterstützt.
Sie sprechen vom Gesamtpaket. Welche Faktoren haben dabei letztlich den Unterschied gemacht?
Jörg Steinmetzler: Ein wichtiger Punkt war für uns, dass Prospitalia das Thema Digitalisierung konsequent weiterentwickelt. Das zeigt sich für mich vor allem im Prospitalia Cockpit. Wenn wir täglich mit einer Plattform arbeiten, zeigt sich schnell, ob sie praxistauglich ist. Im direkten Vergleich haben uns vor allem die Übersichtlichkeit und die Möglichkeit überzeugt, wichtige Informationen zentral abzurufen.
Gerade die Suche ist für mich ein gutes Beispiel: Selbst mit einer konkreten Artikelnummer bekam ich in anderen Systemen oft zu viele uneindeutige Treffer. Im Cockpit finde ich deutlich schneller, was ich suche. Das macht im Tagesgeschäft einen spürbaren Unterschied.
Auch das Ticketsystem ist für uns hilfreich. Über das Cockpit können wir direkt mit den zuständigen Ansprechpartnern kommunizieren und unsere Anfragen transparent in Echtzeit nachverfolgen. Wir sehen somit jederzeit, wann eine Anfrage gestellt wurde, von wem sie stammt, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist und welche Rückmeldungen oder Bearbeitungsschritte seitens Prospitalia bereits erfolgt sind.
Das klingt nach einer deutlichen Erleichterung im Alltag. Wie haben Sie die Integration und Zusammenarbeit generell erlebt?
Jörg Steinmetzler: Insgesamt ist die Einführung sehr geräuschlos verlaufen – und das ist bei einem solchen Projekt aus meiner Sicht eigentlich das größte Kompliment. Wir hatten feste Ansprechpartner und standen während des gesamten Projekts in engem Austausch. Dabei wurde deutlich, dass das Integrationsteam, bestehend aus den fachlichen Abteilungen und unserem zuständigen Key-Account-Manager, die Einführung gemeinsam mit uns voranbringen wollte. Wenn Fragen aufgetreten sind oder an einzelnen Stellen nachgesteuert werden musste, konnten wir das schnell und unkompliziert klären.
Natürlich mussten sich meine Teammitglieder zunächst an neue Abläufe gewöhnen. Das gehört zu jeder Systemumstellung dazu. Nach kurzer Zeit hat sich das aber eingespielt.
Wie bei solchen Projekten üblich, gibt es aber noch einzelne Prozesse, die sich nicht von heute auf morgen umstellen lassen. Aufgrund bestehender Vertragslaufzeiten erfolgt die Umstellung auf digitale Abnahmevereinbarungen schrittweise mit dem Auslaufen der jeweiligen Verträge. Mit den neuen Verträgen wird aber auch dieser Prozess digital. Das schafft zusätzliche Transparenz und erleichtert die strategische Steuerung der Abnahmevereinbarungen.
Ein zentraler Bestandteil der Integration war auch die Übernahme der Stammdaten. Welchen Nutzen bringt Ihnen das heute?
Jörg Steinmetzler: Im Rahmen der Einführung wurden unsere Stammdaten mit den über fünf Millionen Stammdateninformationen des Prospitalia Cockpits abgeglichen und als klinikindividueller Katalog hinterlegt. Das war keine kleine Aufgabe, bildet aber die Grundlage für den automatisierten Datenabgleich.
Dabei hat sich auch gezeigt, dass unsere Stammdaten deutlich besser waren, als wir sie selbst ursprünglich eingeschätzt hatten. Die wenigen Fehler, die es gab, konnten wir schnell gemeinsam bereinigen.
Den Nutzen merken wir vor allem daran, dass Änderungen an Artikelinformationen und Preisen automatisch in unser Materialwirtschaftssystem übernommen werden. Früher mussten wir solche Änderungen aufgrund fehlender Schnittstellen noch manuell nachpflegen. Dieser Aufwand entfällt jetzt weitgehend. Dadurch vermeiden wir Fehlerquellen und können unsere Ressourcen gezielter für strategische Projekte einsetzen.
Mit proOrder wurde auf dem diesjährigen Prospitalia Kongress im März ein neues Cockpit-Modul zum Lieferstatus vorgestellt. Welchen Nutzen sehen Sie darin?
Jörg Steinmetzler: Die Frage „Wo ist meine Ware?“ gehört wahrscheinlich zu den häufigsten Rückfragen im Einkauf. Dabei sind die Informationen eigentlich vorhanden, verteilen sich aber auf unterschiedliche Lieferantenportale, E-Mails und Telefonate.
Mit proOrder sehe ich den Lieferstatus im Cockpit und muss nicht mehr in verschiedenen Systemen nachsehen. Das erspart uns telefonische Rückfragen und dadurch eine Menge Zeit.
Mir gefällt an diesem Beispiel außerdem, dass damit ein konkretes Problem aus dem Klinikalltag aufgegriffen und gelöst wird. Wobei der Nutzen von proOrder aus meiner Sicht sogar noch größer wird, je mehr Lieferanten angebunden sind.
Sie waren in diesem Jahr auf dem Prospitalia Kongress und nutzen darüber hinaus regelmäßig die Weiterbildungsangebote des Prospitalia Instituts. Welchen Mehrwert bieten Ihnen diese Formate?
Jörg Steinmetzler: Genau, nach meinem Wechsel zur Sportklinik Hellersen war ich in diesem Jahr erstmals wieder auf dem Prospitalia Kongress. Die Industrieausstellung ist für mich dabei ein echtes Highlight. Ich kenne kaum ein vergleichbares Format mit dieser Bandbreite an Ausstellern. Das ist total praktisch, weil ich innerhalb kurzer Zeit mit vielen Lieferanten sprechen, mir einen guten Überblick über aktuelle Entwicklungen am Markt verschaffen sowie aktuelle Themen direkt mit den Ansprechpartnern vor Ort besprechen und lösen konnte.
Ergänzend nutzen wir häufig die digitalen Weiterbildungsangebote des Instituts. Sie lassen sich gut in den Arbeitsalltag integrieren und vermitteln aktuelle Inhalte, die wir direkt anwenden können. Im Herbst werde ich erstmals auch an einer Präsenzveranstaltung in Ulm teilnehmen. Darauf bin ich gespannt.
Abschließend: Worauf wird es aus Ihrer Sicht künftig in der Zusammenarbeit zwischen Kliniken und Einkaufsgemeinschaften besonders ankommen?
Jörg Steinmetzler: Die Anforderungen werden sicher nicht weniger. Deshalb kommt es auf Partner an, die Innovationen nicht um ihrer selbst willen entwickeln, sondern Lösungen schaffen, die im Klinikalltag wirklich funktionieren und einen konkreten Mehrwert bieten.
Eine Einkaufsgemeinschaft muss für mich heute mehrere Dinge zusammenbringen: Wirtschaftlichkeit, Versorgungssicherheit, effiziente Prozesse und eine sinnvolle Standardisierung – und das alles in einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die Raum für gemeinsame Weiterentwicklung schafft. Preise bleiben dabei wichtig, sie allein werden die Herausforderungen der nächsten Jahre aber nicht lösen.
