Informacja o ochronie danych osobowych

Nasza firma przywiązuje najwyższą wagę do ochrony Państwa danych osobowych. Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), niemiecką ustawą o ochronie danych osobowych (BDSG) oraz innymi właściwymi przepisami prawa.

RODO zobowiązuje nas do przekazania Państwu poniższych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Kontakt z nami

Mogą Państwo w każdej chwili skontaktować się z nami w dowolnej sprawie. Jest to możliwe telefonicznie, listownie, pocztą elektroniczną, faksem lub osobiście. Mogą Państwo również skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego na naszej stronie internetowej. To samo dotyczy korzystania z platformy FocusForum przez zarejestrowanych użytkowników.

Jeżeli w związku z kontaktem przekazują nam Państwo dane osobowe, obowiązują następujące zasady:

Dane osobowe
• adres e-mail
• dalsze informacje, które przekazują nam Państwo dobrowolnie

Cele przetwarzania
• rozpatrzenie i obsługa Państwa sprawy
• korzystanie z platformy FocusForum

Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Odbiorcy danych
• właściwe wewnętrzne działy Prospitalia GmbH oraz, w razie potrzeby, odpowiednie jednostki organizacyjne Vivecti Group
• podmioty, którym przekazujemy dane na Państwa życzenie
• w FocusForum: zarejestrowani użytkownicy

Okres przechowywania danych

Po zakończeniu rozpatrywania Państwa sprawy dane są archiwizowane. Dane znajdujące się w archiwum są usuwane po 10 latach. Na Państwa życzenie usuniemy Państwa wpisy lub rejestrację w FocusForum.

Osoby odwiedzające naszą stronę internetową

Podczas odwiedzania naszej strony internetowej automatycznie przetwarzane są następujące dane:

Dane osobowe
• adres IP (zanonimizowany)
• informacje automatycznie przekazywane przez Państwa przeglądarkę (system operacyjny Państwa urządzenia, nazwa przeglądarki, wersja przeglądarki, ostatnio odwiedzona strona)
• godzina

Pliki cookie
Aby możliwe było dostosowanie strony internetowej do potrzeb użytkowników, niezbędnych jest kilka technicznie wymaganych plików cookie (np. ustawienia języka, informacje o przeglądarce).
Przeprowadzamy statystyczne analizy zachowania użytkowników w celu optymalizacji naszej strony internetowej. Analiza ta odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane zebrane za pomocą technologii Matomo są przetwarzane wyłącznie na naszych serwerach. Przetwarzanie odbywa się wyłącznie anonimowo; nie dokonujemy identyfikacji osób.
Do odtwarzania filmów technicznie niezbędne są pliki cookie niemieckiego dostawcy Videolyser.

Trackery
Wykorzystywany jest system Matomo. System ten tworzy zanonimizowane statystyki dotyczące korzystania ze stron internetowych. Matomo jest obsługiwane przez nas samodzielnie.

Cele przetwarzania
• prowadzenie strony internetowej, w tym osadzanie filmów,
• analiza zakłóceń
• tworzenie anonimowych statystyk dotyczących korzystania ze strony internetowej

Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przepisy dotyczące telemediów

Odbiorcy danych
• brak

Okres przechowywania danych
• 3 miesiące lub do momentu, gdy dane nie będą już potrzebne do osiągnięcia celu

Strona internetowa jest niezbędna do zewnętrznej prezentacji firmy. Prowadzenie strony internetowej nie jest możliwe bez przetwarzania wymienionych danych. W związku z tym istnieje uzasadniony interes w takim przetwarzaniu.

Osoby kontaktowe partnerów biznesowych

Dane osób kontaktowych naszych partnerów biznesowych są przez nas przetwarzane w następujący sposób:

Dane osobowe
• imiona i nazwiska
• firma, adres firmy
• funkcja, stanowisko
• numer telefonu, numer faksu
• adres e-mail
• zdjęcie (jeżeli zostanie przekazane np. w Państwa podpisie e-mail)
• podpisy i profile w mediach społecznościowych (jeżeli zostaną przekazane np. w Państwa podpisie e-mail)
• udział w wydarzeniach i webinariach (jeżeli dokonają Państwo u nas rejestracji)

Cele przetwarzania
• realizacja relacji biznesowych
• świadczenie usług uzgodnionych umownie
• pośredniczenie w kontaktach między partnerami biznesowymi
• ankiety dotyczące zadowolenia klientów oraz usług Prospitalia

Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Źródło danych
• przekazanie przez samą osobę kontaktową
• przekazanie przez inną jednostkę partnera biznesowego

Odbiorcy danych
• firmy, którym osoba kontaktowa zostanie wskazana jako referencja (jeżeli osoba kontaktowa wyraziła na to zgodę)
• w razie potrzeby właściwe działy specjalistyczne Grupy Prospitalia

Okres przechowywania danych
• do zakończenia relacji biznesowej

Realizacja relacji biznesowych oraz świadczenie usług uzgodnionych umownie nie są możliwe bez tych informacji. W związku z tym istnieje uzasadniony interes w takim przetwarzaniu.

Osoby kontaktowe klientów

Dane osób kontaktowych naszych klientów są przez nas przetwarzane w następujący sposób:

Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Źródło danych
• przekazanie przez samą osobę kontaktową
• przekazanie przez inną jednostkę klienta

Okres przechowywania danych
• do zakończenia relacji biznesowej

Realizacja relacji biznesowych oraz świadczenie usług uzgodnionych umownie nie są możliwe bez tych informacji. W związku z tym istnieje uzasadniony interes w takim przetwarzaniu.

Osoby kontaktowe potencjalnych klientów i zainteresowanych podmiotów

Jeżeli skontaktuje się z nami zainteresowany podmiot, np. potencjalny dostawca materiałów biurowych, dane osób kontaktowych dostawcy są przez nas przetwarzane w następujący sposób:

Cele przetwarzania
• rozpatrzenie i obsługa Państwa sprawy
• realizacja przyszłej relacji biznesowej
• świadczenie usług uzgodnionych umownie

Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO

Źródło danych
• przekazanie przez samą osobę kontaktową
• przekazanie przez inną jednostkę zainteresowanego podmiotu

Odbiorcy danych
• w razie potrzeby właściwe działy specjalistyczne Grupy Prospitalia

Okres przechowywania danych
• do zakończenia relacji biznesowej

Realizacja relacji biznesowych oraz świadczenie usług uzgodnionych umownie nie są możliwe bez tych informacji. W związku z tym istnieje uzasadniony interes w takim przetwarzaniu.

Kongres Prospitalia

W ramach odbywającego się co roku Kongresu Prospitalia zapraszani są wybrani dostawcy oraz przedstawicielki i przedstawiciele klinik. W tym celu przetwarzamy następujące dane:

Dane osobowe:
– imię i nazwisko
– firma, adres firmy
– funkcja, stanowisko
– numer telefonu, numer telefonu komórkowego, numer faksu
– adres e-mail
– zdjęcia wykonane w ramach wydarzeń kongresowych (o ile nie zostanie wniesiony sprzeciw)
– w przypadku korzystania z aplikacji kongresowej: dane konta, informacje o odwiedzonych sesjach, własne notatki

Cele przetwarzania:
– organizacja i przeprowadzenie kongresu
– korzystanie z aplikacji kongresowej

Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO

Źródło danych:
– przekazanie przez samą osobę kontaktową oraz z relacji umownej z kliniką lub dostawcą
– własne informacje

Odbiorcy danych:
– agencja Interplan w celu wsparcia organizacji i przeprowadzenia kongresu
– na życzenie: hotel

Okres przechowywania danych:
– do zakończenia relacji biznesowej
– dane w ramach aplikacji kongresowej: trzy miesiące po zakończeniu wydarzenia lub w przypadku wcześniejszego usunięcia konta (e-mail na adres jahreskongress@prospitalia.de)

Przetwarzanie danych jest niezbędne do organizacji i przeprowadzenia kongresu. Bez tych informacji udział nie jest możliwy. Korzystanie z aplikacji kongresowej jest dobrowolne.

Kandydaci

Zgłoszenia rekrutacyjne mogą Państwo przesyłać do nas elektronicznie za pośrednictwem naszego portalu kariery.

Przetwarzanie danych we wspólnej odpowiedzialności
Zgłoszenia rekrutacyjne są rozpatrywane w Grupie Vivecti we wspólnej odpowiedzialności (art. 26 RODO). Uczestniczą w tym następujące

spółki
• Vivecti Group GmbH
• Prospitalia GmbH
• PS Healthcare Services GmbH
• h-trak GmbH

W celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego korzystamy ponadto z zewnętrznych biur personalnych, które następnie wspólnie z nami publikują ogłoszenia o pracę, przyjmują zgłoszenia rekrutacyjne, wybierają osoby aplikujące oraz, w razie potrzeby, informują je o odpowiednich ofertach pracy. Informacja o tym oraz o danym biurze personalnym, które w takich przypadkach wspólnie z nami odpowiada za przetwarzanie, jest wskazana w odpowiednim ogłoszeniu o pracę.

W umowach dotyczących wspólnej odpowiedzialności uzgodniono, że strony wspólnie przetwarzają dane osobowe osób, które aplikują do poszczególnych spółek, aby umożliwić optymalne planowanie personalne, to znaczy w celu nawiązania stosunku zatrudnienia oraz wypełnienia ewentualnych obowiązków prawnych w kontekście stosunków pracowniczych. Ponadto uzgodniono, że każda strona samodzielnie odpowiada za prowadzone przez siebie przetwarzanie danych, a więc niezależnie przejmuje wszystkie wynikające z tego prawa i obowiązki, w tym obsługę praw osób, których dane dotyczą. Mimo to osoby, których dane dotyczą, mogą w każdej chwili zwrócić się ze swoimi sprawami i roszczeniami do każdej ze stron.

Dane osobowe
• dane, które otrzymujemy od Państwa w ramach procesu rekrutacyjnego
• informacje, które przekazali nam Państwo dobrowolnie w ramach postępowania rekrutacyjnego
• dane podstawowe (imię i nazwisko oraz adres, numer personalny)
• życiorysy, świadectwa,
• informacje dotyczące zatrudnienia (opis stanowiska, okres próbny, data rozpoczęcia i zakończenia zatrudnienia),
• wykształcenie szkolne i ukończenie szkoły oraz kształcenie zawodowe,
• dane kontaktowe (telefon, faks, e-mail)
• w określonych przypadkach dalsze dane, takie jak data i miejsce urodzenia, płeć, wiek, wyznanie, obywatelstwo
• jeżeli wymagana jest kontrola legalności zatrudnienia: przedłożenie zezwolenia na pracę lub odpowiedniego pozwolenia
• w razie potrzeby dane dotyczące zdrowia w celu oceny zdolności do pracy
• dobrowolnie: informacja, czy występuje znaczny stopień niepełnosprawności

Cele przetwarzania
• obsługa ewentualnych stosunków umownych
• w razie potrzeby przedstawianie ofert umownych dostosowanych do potrzeb
• ochrona uzasadnionych interesów (np. zapewnienie bezpieczeństwa i działalności operacyjnej, inne uzasadnione interesy naszego przedsiębiorstwa)

Podstawa prawna
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO: nawiązanie, przeprowadzenie i zakończenie procesu rekrutacyjnego
• wypełnienie istniejącego w tym kontekście obowiązku prawnego zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO (w razie potrzeby art. 9 ust. 2 lit. b RODO w zw. z art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. c RODO)
• ochrona uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. f RODO)
• wypełnienie obowiązków ustawowych (ustawowe obowiązki przechowywania i dokumentowania): art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. c RODO

Źródło danych
• przekazanie przez samą osobę aplikującą
• przekazanie przez inną jednostkę zainteresowanego podmiotu

Odbiorcy danych
• w razie potrzeby właściwe działy specjalistyczne Grupy Vivecti oraz doradztwo personalne w ramach wspólnej odpowiedzialności
• podmiot przetwarzający w zakresie zarządzania kandydatami: softgarden e-Recruiting GmbH, Tauentzienstr. 14, 10789 Berlin. Z dostawcą zawarto umowę powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO

Okres przechowywania danych
• uzasadnione okresy przechowywania po zakończeniu postępowania rekrutacyjnego
• w przypadku odmowy: 6 miesięcy

Pozostałe operacje przetwarzania w ramach postępowania rekrutacyjnego
Przetwarzanie danych na stronie internetowej portalu kariery

Na stronie kariery stosujemy plik cookie JSESSIONID jako technicznie niezbędny sesyjny plik cookie. Przechowuje on tak zwany identyfikator sesji, za pomocą którego różne zapytania Państwa przeglądarki mogą zostać przypisane do wspólnej sesji. Dzięki temu Państwa komputer może zostać ponownie rozpoznany po powrocie na naszą stronę internetową. Ten sesyjny plik cookie jest usuwany po wylogowaniu lub zamknięciu przeglądarki.

Przetwarzanie danych w przypadku dodatkowych funkcjonalności naszego portalu kariery:

Funkcjonalność	Opis	Podstawa prawna
Informacje o statusie w postępowaniu rekrutacyjnym	Jeżeli aplikują Państwo do nas za pośrednictwem portalu pracy (np. Hellowork, Stepstone), przekazane przez Państwa dane są automatycznie przenoszone do naszego systemu rekrutacyjnego. W przypadku niektórych z tych portali pracy mają Państwo możliwość śledzenia statusu swojej aplikacji na koncie w danym portalu. W tym celu nasz usługodawca, softgarden e-recruiting GmbH, przekazuje w naszym imieniu status Państwa aplikacji (otrzymanie, rozpatrywanie aplikacji, odmowa) do portalu pracy. Wyświetlenie statusu na Państwa koncie w portalu pracy następuje przy tym z opóźnieniem czasowym (do czterech tygodni), abyśmy mogli wcześniej osobiście poinformować Państwa o statusie aplikacji. Dalsze informacje na temat przetwarzania danych znajdą Państwo w informacjach o ochronie danych danego portalu pracy, za pośrednictwem którego złożyli Państwo aplikację.	art. 6 ust. 1 lit. b RODO: nawiązanie stosunku zatrudnienia
Subskrypcja „Job-Abo”	Aby otrzymywać informacje o nowych ofertach pracy, mogą Państwo subskrybować newsletter z ofertami pracy lub wyświetlać odpowiednie stanowiska na naszym panelu kariery (kanał RSS). Subskrypcję można doprecyzować poprzez podanie pożądanego zakresu działalności oraz lokalizacji. Do subskrypcji wymagane jest ponadto podanie adresu e-mail.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO: zgoda na otrzymywanie newslettera. Mogą Państwo w każdej chwili wycofać zgodę na otrzymywanie newslettera za pośrednictwem linku rezygnacji z subskrypcji znajdującego się w newsletterze.
Moduł statystyki wynagrodzeń „Salary statistics”	Nasz podmiot przetwarzający softgarden umożliwi Państwu na różnych etapach postępowania rekrutacyjnego przekazanie informacji zwrotnej dotyczącej Państwa oczekiwań płacowych oraz oferowanych Państwu wynagrodzeń. Przekazywane przy tym informacje są anonimizowane i przetwarzane bez powiązania z Państwa imieniem i nazwiskiem oraz danymi kontaktowymi. softgarden przetwarza te dane anonimowo do własnych celów (statystyka, analiza, badania) i jest administratorem tego przetwarzania w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO.	art. 6 ust. 1 zd. 1 lit. a RODO: wyłącznie za Państwa zgodą, poprzez udział i na całkowicie dobrowolnej podstawie.
Ankiety online „Easyfeedback”	Na końcu procesu rekrutacyjnego softgarden może wyświetlić Państwu za pośrednictwem linku zaproszenie do udziału w ankiecie. Ankieta odbywa się za pomocą usługi easyfeedback GmbH w celu zebrania opinii o doświadczeniu aplikacyjnym. Softgarden przeprowadza tę ankietę jako administrator w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i przetwarza zebrane dane anonimowo do własnych celów (statystyka, analiza, badania) oraz w celu dalszego rozwoju produktów softgarden. Gromadzenie danych ankietowych jest standardowo zabezpieczone za pomocą szyfrowania SSL, a softgarden w ramach analizy nie tworzy powiązania z konkretną osobą. Udział w ankiecie można przerwać w każdej chwili. Dane przetwarzane do momentu przerwania mogą zostać wykorzystane do wskazanych celów. Szczegółowe informacje dotyczące ochrony danych przez easyfeedback można znaleźć w następujących informacjach: https://easy-feedback.de/privacy/datenschutzerklaerung.	art. 6 ust. 1 lit. a RODO: Państwa udział w ankiecie jest całkowicie dobrowolny, a poprzez udział wyrażają Państwo zgodę. Przetwarzanie danych do celów analizy odbywa się w softgarden anonimowo.
Talentpool	W ramach swojej aplikacji lub za pośrednictwem przycisku „Skontaktuj się” mają Państwo możliwość zgłoszenia się do naszego Talentpool. Przetwarzanie jest niezbędne, aby mogli Państwo zostać automatycznie uwzględnieni przy kolejnych ogłoszeniach o pracę, a więc przy podobnych lub innych odpowiednich stanowiskach. Jeżeli rejestrują się Państwo do Talentpool za pośrednictwem przycisku „Skontaktuj się”, wymagane są następujące informacje: • forma grzecznościowa, tytuł naukowy (opcjonalnie) • imię, nazwisko, adres e-mail • interesujące obszary zawodowe • obecny etap kariery • preferowana(e) lokalizacja(e) • profil XING lub życiorys	art. 6 ust. 1 lit. a RODO: Przyjęcie do Talentpool odbywa się na całkowicie dobrowolnej podstawie za Państwa zgodą oraz poprzez skorzystanie z linku opt-in. Podstawą prawną jest zgoda.

Przetwarzanie danych jest niezbędne do oceny możliwości zatrudnienia. Zawarcie umowy o pracę nie jest możliwe bez udostępnienia tych danych.

Państwa prawa

W odniesieniu do przetwarzania Państwa danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
– prawo dostępu do danych przechowywanych na Państwa temat (art. 15 RODO)
– sprostowanie nieprawidłowych danych (art. 16 RODO)
– usunięcie danych, jeżeli jest to prawnie dopuszczalne (art. 17 RODO)
– ograniczenie przetwarzania (art. 18 RODO)
– otrzymanie Państwa danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie (art. 20 RODO)
– sprzeciw wobec przetwarzania (art. 21 RODO)
– skarga do organu nadzorczego (art. 77 RODO)

Niektóre operacje przetwarzania opierają się na Państwa zgodzie.
W takich przypadkach mają Państwo prawo wycofać zgodę w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość.

Jeżeli przetwarzamy Państwa dane w celu ochrony uzasadnionych interesów, mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją. Jeżeli nie będziemy w stanie wykazać istnienia ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego przetwarzania, które przeważają nad Państwa interesami, prawami i wolnościami, lub jeżeli przetwarzamy dane dotyczące Państwa do celów reklamy bezpośredniej, nie będziemy już przetwarzać Państwa danych.

Ulm, 07.08.2024

Informacja o ochronie danych osobowych Prospitalia GmbH

Administrator danych

Inspektor Ochrony Danych

Kontakt z nami

Osoby odwiedzające naszą stronę internetową

Osoby kontaktowe partnerów biznesowych

Osoby kontaktowe klientów

Osoby kontaktowe potencjalnych klientów i zainteresowanych podmiotów

Kongres Prospitalia

Kandydaci

Państwa prawa